E-tjänsten, rapportering och studiecirkelns dokument

Närvarorapportering

Cirkelledaren ansvarar för att föra närvaro vid varje träff. Det gör du i E-tjänsten. Där är det enkelt att se deltagarnas namn och kontaktuppgifter. Genom några enkla knapptryck kan du redigera sammankomster och föra in deltagares närvaro.



Du ska bara föra närvaro när du själv har också deltagit. Du får inte rapportera närvaro om du inte var med. Det går bra att ha en vikarierande cirkelledare om du inte kan delta vid någon träff. Vikarien behöver bli godkänd av Folkuniversitetet. Hör av dig till din kontaktperson för att få veta mer.

Det är viktigt att du för närvaro vid varje träff. Det går bra att göra det från datorn eller från telefonen. Närvaro som inte förs in när ni träffas kommer att utsättas för särskild granskning och kan komma att strykas.

Tips: Om du vill föra närvaro på telefon, spara länken på hemskärmen kommer du snabbt dit!

Planmässiga studier

Inom folkbildning har ledaren och deltagarna stor frihet att kunna välja vad de ska lära sig och hur. Men det måste finnas en dokumenterad plan för studiecirkeln. Det kan se olika ut beroende på studiecirkeln och sammanhanget. För fria grupper använder man ofta Folkuniversitetets metodstudieplan som beskriver hur arbetet i en studiecirkel går till. Utifrån den ska ledaren tillsammans med gruppen skriva en arbetsplan.

Inom kursverksamheten utgår planeringen ifrån den beskrivning som finns på hemsidan, där kursens mål och innehåll beskrivs. Den planeringen kompletteras med fördel av en logg i form av notering som förs vid varje sammankomst.

Om du använder loggbok och noteringar:

I e-tjänsten bör du också vid varje sammankomst skriva loggbok i noteringsfältet så att det går att följa vilket lärande som skett vid varje sammankomst.

Om du använder metodstudieplan och arbetsplan:

I e-tjänsten kan du också se metodstudieplanen för studiecirklar. Där finns en allmän genomgång om hur en studiecirkel fungerar och bra tips för både dig som ledare och deltagarna i gruppen.

I e-tjänsten finns även din arbetsplan där du och gruppen formulerar vad ni vill lära er i cirkeln, hur ni vill lära er det samt vilket kursmaterial ni vill använda. Arbetsplanen ska vara färdig senast till tredje sammankomsten.

Här utvärderar ni även hur det har gått i slutet av cirkeln.

Studiecirkelns planeringsdokument, metodstudieplanen eller webbtexten, beskriver cirkeln och kursen på en övergripande nivå. Varje cirkel är dock unik. Genom att skriva en arbetsplan eller föra noteringar och loggbok skapar du en mer detaljerad beskrivning av hur den enskilda cirkeln genomförs och utvecklas.

En planering hjälper dig och gruppen att:

Tips att fundera på
Hur kan du involvera dina deltagare i planeringen - både i början av cirkeln och sedan från gång till gång?

Studiematerial

I e-tjänsten ska du också ange studiematerial som använts under studiecirkeln. Studiematerial är de dokument där gruppen hittar ny kunskap och information.

Det kan till exempel vara bok eller artikel, videoklipp eller webbsida, handbok etc.

Studiematerialet måste vara spårbart, något som din kontaktperson kan se. Till exempel om du ska använda ett videoklipp från Youtube ska du länka till själva klippet, inte enbart till Youtube.

Har ni skapat material själva kan ni ladda upp det i E-tjänsten, länka till det eller skicka det till er kontaktperson. Till exempel föreningens handbok, egna körnoter eller manus till en teaterpjäs.

Papper, penna, dator eller liknande räknas inte som studiematerial.

Avslut och signering

När studiecirkeln avslutats ska du som cirkelledare intyga att uppgifterna stämmer genom att signera e-listan med hjälp av bank-id. Saknar du bank-id finns möjlighet att signera via sms i stället. För att signera via sms så tar du kontakt med din kontaktperson på Folkuniversitetet.

Om du använder dig av arbetsplanen kommer du även att fylla i en uppföljning av arbetsplan när du signerar studiecirkeln. Här kan ni tillsammans utvärdera hur studiecirkeln har gått och reflektera över ert lärande. Uppföljningen består av tre frågor:

  • Vad har ni gjort i cirkeln och vad har ni lärt er?
  • Hur har gruppen och deltagarna utvecklats under cirkelns gång?
  • Kommer ni att fortsätta och vad är då gruppens utmaningar?

Prata gärna med de andra deltagare i studiecirkeln om dessa frågor!

För de studiecirklarna där deltagarna anmäler sig via Folkuniversitetets hemsida skickar vi deltagarenkät för att utvärdera studiecirkeln. De är anonyma och handlar om studiecirkeln som helhet, cirkelledarens ämneskunskaper samt hur arbetssättet fungerar och är anpassat till gruppen. Resultatet analyseras av din kontaktperson på Folkuniversitetet som sedan sammanställer den till dig som är cirkelledaren.

Närvarorapporteringen ska betraktas som ett juridiskt dokument och genom att signera den garanterar du att uppgifterna du lämnat är korrekta. Innan du signerar närvaron måste du kontrollera att du angett vilket studiematerial som använts.

Din kontaktperson på Folkuniversitetet är till för dig och vi vill ha en nära samverkan med dig. Tveka inte att höra av dig om du har frågor eller vill ha stöttning för planering, hjälp med material eller att starta en ny studiecirkel.

Det finns många videor som visar hur du gör specifika saker i E-tjänsten, till exempel signera arrangemang eller lägga till sammankomst. Försök hitta hjälpknappen i E-tjänsten första gången du loggar in!

E-service, attendance and study circle documents

Attendance reporting

The circle leader is responsible for taking attendance at each session. This is done in the E-service. There, you can easily see the names and contact details of the participants. With a few simple keystrokes, you can edit sessions and report attendance.



You should only do attendance if you have also participated in the session. You are not allowed to report attendance if you did not attend. A substitute can serve in the role of circle leader if you are unable to attend a session. The substitute needs to be approved by Folkuniversitetet. Reach out to your contact person to find out more.

It is important that you take attendance during each session. You can do this from your computer or from your phone. Attendance reports that are not entered at the time of the actual session will be subject to special scrutiny and may be deleted.

Tips: If you want to take attendance on your phone, save the link on your home screen and you will be able to get to the attendance form quickly!


Planned studies

In folkbildning, the leader and the participants both have a great deal of freedom to choose what they want to learn and how. But there must be a documented plan for the study circle. This plan will look different depending on the study circle and the context. Folkuniversitetet's method study plan is often used for independent groups. This plan describes how the work in a study circle is carried out. Based on the study plan, the leader and the group must create a work plan.

In course activities, planning is based on the description on the website, where the learning outcomes and content of the course are described. A log serves as a complement to this planning. The log consists of notes that are taken at each session.

If you use logbooks and notes:

In the E-service, you should also write a logbook in the notes field for each session so that it is possible to track the learning that has occurred at each session.

If you are using a method study plan and work plan:

The E-service also displays the method study plan for study circles. There is a general overview of how a study circle works and tips that will help you as a leader, as well as tips for the participants in the group.

The E-service also contains your work plan. Here, you and the group jointly formulate what you want to learn in the circle, how you want to learn and what course material you want to use. The work plan must be completed no later than the third session.

Here, you will also write an evaluation at the end of the circle.

The study circle's planning document, the method study plan or the web text, presents a general description of the circle and the course. However, each circle is unique. By writing up a work plan or keeping notes and a logbook, you can create a more detailed description of events in the individual circle and describe how the circle develops.

Planning helps you and your group:

  • Include important content
  • Work based on the principles of pedagogy in a way that is adapted to the unique group and with an approach that is appropriate for the purpose
  • Include variation and follow up without interrupting the direction of the sessions
  • Adjust certain parts of the content during the journey
  • Recognise and remember what has worked well so that it can be reused it in the next study circle.

Tips to reflect upon: 
How can you include your participants in the planning – both at the beginning of the circle and from time to time in the future?


Study Material

In the E-service, you also need to enter the study materials you have used during the study circle sessions. Study materials are the documents the group uses to acquire new knowledge and information.

Study materials can include a book or article, video clip or website, handbook, etc.

The study material must be traceable, that is, something that your contact person can view. For example, if you want to use a video clip from YouTube, you need to link to the clip itself, not just to YouTube.

If you have created material yourself, you can upload it to the E-service, link to it or send it to your contact person. This could be an association's handbook, your own choral notes or a script for a play.

Papers, pens, computers or similar do not count as study materials.


Ending the study circle and signing

When the study circle has ended, you as a circle leader must certify that the information is correct by signing the e-list using your BankID. If you do not have a BankID, you can sign by sending a text message instead. To sign by text message, reach out to your contact person at Folkuniversitetet.

If you use a work plan, you will also fill in a follow-up of the work plan when you sign off on the study circle session. Here you can evaluate the study circle session and reflect on your learning. The follow-up consists of three questions:

  • What did you do in the circle and what have you learned?
  • How have the group and the participants developed during the circle?
  • Will you continue the circle and what are the challenges you face in the group?

It can be good to talk to the other participants in the study circle about these questions!

For study circles where participants sign up through Folkuniversitetet's website, we send a participant survey to evaluate the study circle. The surveys are anonymous and the questions are about the study circle as a whole, the circle leader's subject knowledge and how well the approach to learning works and is adapted to the group. The results are analysed by your contact person at Folkuniversitetet, who then compiles these results for you as the circle leader.

The attendance report is a legal document and by signing it, you confirm that the information you have provided is correct. Before you sign off on the attendance report, you must make sure that you have specified which study materials you have used.


Your contact person at Folkuniversitetet is there to support you, and we strive to have a close working relationship with you. Do not hesitate to contact us if you have any questions or need support for planning, help with materials or help starting a new study circle.

There are many videos available that show you how to do specific things in the E-service, such as signing off on events or adding a session. Look for the help button in the E-service the first time you log in!





Quiz